Vier Gründe, warum Startups eine gute Buchhaltung benötigen

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Das Handling der Finanzen nach der Gründung eines Startups ist ein permanent unterschätztes Thema. Dr. Sebastian Schilling, Senior Vice President Finance bei GLOSSYBOX, sagt, worauf es bei einer guten Buchhaltung ankommt.

Viele Artikel und Blogs zu dem Thema beschränken sich auf die Frage nach der Kapitalbeschaffung. Natürlich spielen Themen wie das Finden eines und vor allem des richtigen Investors wichtige Rolle, doch was passiert, wenn das Kapital erst einmal eingesammelt ist?

Es ist eben nicht damit getan, einen exakten Businessplan zu erstellen, die bestehenden Cashflows aufzuzeichnen und einen guten Investor zu haben. Erst danach kommen die echten Herausforderungen.

Braucht man einen externen Steuerberater?

Die meisten Startups arbeiten am Anfang mit einem externen Steuerberater zusammen, der das Unternehmen in der Erstellung der Buchhaltung unterstützt oder diese sogar gänzlich übernimmt. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Umfangreiches Know-How, vollumfänglicher Leistungsumfang und nicht zuletzt flexible Vertragslaufzeiten.

Auf Dauer lohnt es sich aber, von externen Dienstleistern Abstand zu nehmen und eine eigene, schlagkräftige Finanzabteilung aufzubauen. Ein externer Steuerberater wird niemals den 360-Grad-Überblick haben. Selbst wenn er Ausgaben und Einnahmen korrekt verbucht, wird es für einen externen Dienstleister immer schwierig sein, diese im Buchhaltungssystem so darzustellen, dass sich die Geschäftsführung ein klares Bild von der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens machen kann.

Belegen, belegen, belegen

Der Schlüssel zu einer sauberen Buchhaltung sind exakte Belege. Ein Betrag kann erst dann im Buchhaltungssystem korrekt verbucht werden, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Wichtig hierbei sind Angaben über Mengen- und Stückpreise sowie Gesamt-, Netto– und Bruttopreise.

Sind vertraglich nicht festgehaltene Sonderkosten entstanden, so müssen diese auf dem Beleg nachvollziehbar sein. Hierbei geht es um Detailtreue. Jede Einzelheit sollte genau dokumentiert, sämtliche Belege müssen gesammelt und die externen Dienstleister zur richtigen Rechnungsstellung „erzogen“ werden.

Prozesse aufsetzen

Das Wichtigste für schnell wachsende Unternehmen ist das Aufbauen von Prozessen. Das Schlimmste, das einem Startup passieren kann, ist ein zu schnelles Wachstum, bei welchem die Buchhaltung den Anschluss verliert. Fehlen Prozesse, steigt der manuelle Aufwand immer weiter und damit das Risiko des Kontrollverlusts und somit von Fehlerquellen. In diesem Fall ist am Ende eventuell nicht mehr nachzuvollziehen wo das ganze Geld geblieben ist.

Um möglichst aussagekräftige Monats- und Jahresabschlüsse erstellen zu können, müssen etwa Dienstleister Monat für Monat exakte Rechnungen schreiben. Ebenso muss allen Mitarbeitern klar sein, dass sämtliche Belege möglichst schnell der Finanzabteilung vorliegen müssen.

Genauigkeit vs. Schnelligkeit

Viele Startups sehen die Buchhaltung als ein Übel an, welches aus rechtlichen Gründen geführt werden muss. Da sie Wert auf Schnelligkeit legen, arbeiten sie meist mit Webreports und verlassen sich ausschließlich auf deren Aussagen. Webreports können jedoch stark fehlerhaft sein, weil sie bestimmte Informationen nicht miteinbeziehen können (z.B. Retouren) und damit keine buchhalterische Genauigkeit besitzen.

Da viele aussagekräftige Informationen fehlen, kann man sich durch Webreports als einzige Quelle nur schwer einen Überblick darüber verschaffen, ob der entwickelte Business Plan mit der Realität übereinstimmt. Ein genauer Überblick über die geschäftliche Lage ergibt sich nur aus einem genau geführten Buchhaltungssystem. Doch anders als Webreports, welche sich minütlich aktualisieren können, stehen die Reportings aus der Buchhaltung erst später und auf Monatsbasis zur Verfügung.

Die Kunst des Finanzmanagements bei einem jungen Unternehmen besteht daher darin, einen optimalen Ausgleich zwischen der Schnelligkeit der Webreports und der Genauigkeit der Buchhaltung zu schaffen.

Kommentare
  • Lukas
    Antworten

    Wie sieht’s eigentlich mit Outsourcing der Buchhaltung aus? Bevor man da mit einer schlechten Buchhaltung rumtut, wäre es doch sinnvoller, die von Profis erledigen zu lassen oder nicht?

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