Rechnung schreiben: So wirst du schneller von deinen Kunden bezahlt

Wer hat nicht gerne ein volles Konto? Gerade als Gründer und Startup musst du aber immer wieder Investitionen tätigen, die ein Loch in deine Finanzen reißen. Umso wichtiger ist, dass deine Kunden verlässlich und pünktlich bezahlen.

Wir zeigen dir, was du beim Rechnung schreiben beachten solltest, um die Zahlungsmoral deiner Kunden zu verbessern.

1. Trödeln tabu: Rechnungen zeitnah schreiben

Wann ist die Zahlungsbereitschaft deines Kunden wohl am Größten? Richtig – dann, wenn dein Auftrag erfolgreich erledigt und noch frisch in Erinnerung ist. Gewöhn dir also an, deine Rechnungen schnell und zügig zu schreiben, anstatt Wochen verstreichen zu lassen. Versende sie außerdem am besten direkt online per Email – so sparst du Kosten und Zeit.

Tipp: Vereinbare mit dir einen festen regelmäßigen Termin für deine Rechnungsstellung – am besten einmal pro Woche.

2. PayPal & Co: Rechnung schreiben mit Online-Zahlungsoptionen

Online-Shops wie Amazon und Zalando machen es vor: Sie bieten dir nach Abschluss deines Einkaufs im Warenkorb direkt Online-Bezahloptionen an. Klicken, Zahlungsdaten angeben, bestätigen – fertig! Damit erleichtern sie dir die Zahlung – und sorgen dafür, dass du sofort bezahlst.

Schau dir diesen Trick ab und biete beim Rechnung schreiben Online-Bezahloptionen wie PayPal oder Sofortüberweisung an.

Tipp: Nutzt du zum Rechnung schreiben ein Online-Rechnungsprogramm, kannst du Online-Zahlungen direkt mit der Rechnung verknüpfen. Dein Kunde bezahlt dann ganz einfach per Mausklick auf den „Jetzt bezahlen“ Button in deiner Rechnungs-Email.

3. Günstiger ist besser: Keine Rechnung ohne Skonto

Stell dir vor du erhältst 5% Rabatt auf deinen Rechnungsbetrag – und musst dafür nichts anderes tun, als schnell bezahlen. Da schlägst du wahrscheinlich gerne zu, oder?

So funktioniert das Prinzip von Skonto: Du gewährst deinem Kunden einen Preisnachlass, wenn er innerhalb einer bestimmten Frist frühzeitig bezahlt. Dabei liegt die Höhe von Skonto im Regelfall bei 3% oder 4% der Rechnungssumme.

Tipp: Vermerke beim Rechnung schreiben den Hinweis, „Zahlbar innerhalb von XX Tagen abzüglich 3% Skonto.“ möglichst prominent.

4. Zahlungsfrist – der kleine Wink mit dem Zaunpfahl

Wer sich Termine setzt, erledigt seine Aufgaben zuverlässiger – das ist kein Geheimnis. So geht es übrigens auch deinem Kunden, wenn es an’s Bezahlen deiner Rechnungen geht.

Es ist also sinnvoll, deinem Kunden eine Zahlungsfrist ( = Deadline) für die Zahlung zu setzen. Das ist verbindlicher als eine Rechnung ohne Zahlungsfrist – und ein kleiner Wink mit dem Zaunpfahl, rechtzeitig zu bezahlen.

Tipp: Üblich ist eine Zahlungsfrist von vier Wochen. Beim Rechnung schreiben gibst du am besten das konkrete Enddatum an, damit es dabei keine Missverständnisse gibt.

5. Beim Rechnung schreiben Kontakt-, und Zahlungsinformationen nicht vergessen

Sie gehören nicht zu dem Pflichtangaben deiner Rechnung: Kontaktinformationen wie Emailadresse und Telefonnummer. Und deine Zahlungsinformationen.

Trotzdem ist es wichtig, dass du diese freiwilligen Angaben auf deiner Rechnung angibst. Denn hat dein Kunde Fragen zur Rechnung, wird er nicht bezahlen, ehe er diese Fragen mit dir geklärt hat. Kann er dich dann schnell per Telefon erreichen, bist du im Vorteil.

Tipp: Kontaktinformationen und Bankdaten sind am besten im Footer deiner Rechnung aufgehoben. Der Kunde sucht nach diesen Daten gewohnheitsmäßig dort.

6. Achtung, Fehler! Rechnungsstornos unbedingt vermeiden

Fehler können mal passieren. Wenn du eine Rechnung schreiben willst, solltest du dir aber angewöhnen, diese noch einmal zu überprüfen, bevor du sie versendest.

Fehler auf der Rechnung ziehen nämlich einen Rattenschwanz an zeitraubenden Dingen nach sich: Dein Kunde reklamiert den Fehler, woraufhin du die Rechnung stornieren, eine neue Rechnung schreiben, versenden und den Kunden benachrichtigen musst. Das Ergebnis: Die Zahlung verzögert sich unnötig.

Tipp: Eine fehlerhafte Rechnung solltest du niemals löschen. Buchhalterisch korrekt ist es, wenn du dafür eine Rechnungskorrektur / Stornorechnung erstellst. Danach schickst du eine neue Rechnung mit den korrigierten Daten an deinen Kunden.

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